Paie

Accédez rapidement aux principales fonctions de l’interface Paie

Le module Ma Paie vous donne une vision instantanée de l’état de vos dossiers

La zone INFORMATIONS vous renseigne sur les dernières évolutions du site

La zone Mon gestionnaire vous donne l’identité et les coordonnées de votre gestionnaire cliquez sur ► pour voir les coordonnées des autres collaborateurs du cabinet

Le module DOCUMENTS donne accès aux documents par entreprise et par salarié

Le module RH pour la gestion des mouvements de salariés (sortie, entrée, retour, modification)

Le nom et prénom de l’utilisateur connecté sont en haut à droite. Le pictogramme permet la déconnexion

La barre de menu donne un accès direct aux différents modules

Présent sur toutes les pages, le pictogramme  vous permet de revenir sur la page d’accueil

L’alerte  a la signification suivante en fonction de sa position :

• Sur Paie : des actions en retard sur la paie (saisie des variables, validation par exemple)
• Sur RH : des actions en retard sur la RH (sortie de CDD par exemple)

Grâce à ce rappel, vous savez sur quel cabinet vous êtes connecté et la date de dernière connexion

Sous la barre de menu, on vous indique votre position sur le site

La zone d’alerte vous renseigne sur les actions a réaliser rapidement ou déjà en retard.

D’un seul coup d’œil, le pavé Ma Paie vous renseigne sur l’avancement de vos dossier

En cliquant le chiffre de l’a branche A saisir/à valider, vous visualisez la liste des dossiers dont la paie doit être saisie ou validée.

Cliquez sur le nombre En cours pour visualiser les dossiers de paie validés, en cours de traitement par le Cabinet.

Cliquez sur le nombre Documents disponibles pour accéder aux documents à approuver de la période

En cliquant sur les flèches de part et d’autre du mois, vous accédez aux mêmes informations sur les dossiers restés ouverts sur les périodes précédentes ou suivantes

Sous chaque tête de colonne, nous mettons à votre disposition des outils de filtre, recherche et triPour choisir un filtrer les colonnes, cliquez sur l’entête de la colonne et sélectionnez les valeurs de votre choix

Vous pouvez également utiliser la recherche texte en cliquant sur  sous l’entête de colonne

Sélectionnez les valeurs et cliquez sur OK

La case affiche 

Cliquez sur cette même case pour modifier la recherche

Cliquez sur  pour trier les valeurs dans chaque colonnes

Pour supprimer le filtre ou la recherche, cliquez sur 

Grâce au Sélecteur, vous pouvez choisir de ne voir qu’une sélection de dossiers. Cette sélection reste active sur tous les modules de l’interface.

Au-dessus de la barre de menu, cliquez dans la zone de saisie du sélecteur Dossiers en cours

Saisissez le nom de l’établissement ou sélectionnez-le dans la liste proposée

Renouveler l’opération pour enrichir votre sélection

Cliquez sur le bouton

Votre sélection est maintenue sur tous les modules

La page d’accueil du module Ma Paie vous permets de gérer la paie de vos dossiers.

Cette page récapitule :

– la liste des dossiers
– le noms des établissements
– la période en cours
– le statut des payes
– la date de modification du statut

En cliquant sur  vous choisissez une période
 Vous permet de voir les paies urgentes

 Dossiers dont les variables de paye sont à saisir

 Dossiers dont les variables doivent être validées

 Dossiers dont les paies sont en cours de traitement par notre Cabinet

 Dossiers dont les documents ont été livrés avec un filigrane , en attente d’approbation

 Dossiers dont la paie est terminée, non modifiable et dont les documents sont disponibles sans filigrane

Depuis la page Accueil / Paie, accéder à la liste des salariés dont la paie est à saisir en cliquant sur

Le volet de sélection des salariés s’ouvre :
Sélectionnez tous les salariés, en cliquant sur

Ou sélectionnez un salarié, en cliquant sur la ligne

Sélectionnez en plusieurs en maintenant la touche « Ctrl » enfoncée et en cliquant sur les salariés

Pour désélectionner un salarié, maintenez la touche «Ctrl »enfoncée et cliquez sur la ligne correspondante

Pour commencer la saisie, cliquez sur Saisir

Vous êtes maintenant sur la page de saisie des variables de paye

Cliquez sur les variables ou saisissez les dans les cases correspondantes

Utilisez les flèches dans les colonnes de droite et de gauche pour voir les salariés suivants

Cliquez sur  pour rajouter une ligne en haut ou en bas de bulletin

Pour donner des instructions spécifiques à votre gestionnaire de paie, utilisez les commentaires individuels ou par dossier

Cliquez sur  pour enregistrer les données

Si vous choisissez  les variables ne sont plus modifiables et son envoyées à notre Cabinet

Cliquez sur  pour rajouter une ligne en haut ou en bas de bulletin

Cochez ou décochez les cases en face des libellés de votre choix

Cliquez sur  pour enregistrer le nouveau paramétrage de vos bulletins de paye.

Il est possible de modifier le salaire de base depuis la saisie de paie

Cliquez sur le salaire dans la colonne Salarié.

Le volet SALAIRE DE BASE s’ouvre

Choisissez si le salaire indiqué est Brut ou Net

Choisissez si le salaire est Horaire ou Forfaitaire

Saisissez le montant du salaire ou cochez SMIC (le montant sera revalorisé automatiquement)

Si le salaire est horaire, saisissez le nombre d’heures mensuel de base sans heure supplémentaire

Pour valider, cliquez sur 

Pour déclarer un congé ou une absence, cliquez sur Absences et congés

Choisissez le type d’absence et les dates de début et de fin d’absence

Le nombre de jours et d’heures se calcule automatiquement mais reste modifiable manuellement

Cliquez sur  pour rajouter une absence ou un congé

Pour valider l’ensemble des absences et congés, cliquez sur 

L’import export de tableau Excel vous permet d’extraire la matrice de saisie des variables de paye au format Excel et de la réintégrer une fois remplie.

Dans le module Ma Paie cliquez sur « A saisir » puis à nouveau cliquez sur A saisir en face de l’établissement de votre choix.

Sélectionnez les salariés de votre choix sur le volet de droite

Cliquez sur 

Vous pouvez ensuite choisir les lignes de bulletin à faire apparaître dans le tableau Excel

Sélectionnez les lignes de bulletin de paye de votre choix

Cliquez sur 

Choisissez ensuite les rubriques que vous souhaitez exporter.

Choisissez si vous préférez vos salariés triés par numéro de matricule ou par ordre alphabétique

Choisissez si vous souhaitez afficher le code de chaque ligne

Cliquez sur 

Le tableau Excel est exporté automatiquement sur votre ordinateur

Ouvrez le fichier Excel téléchargé

Le tableau Excel téléchargé vous permet de saisir rapidement les variables avant des les réintégrer à l’interface.

Remplissez les variables selon vos souhaits

Attention : les jours de congés sont calculés sur la base des jours ouvrés et un temps de travail de 35 heures hebdomadaires.

Vous pouvez modifier manuellement le nombre d’heures.

Il est recommandé de ne pas modifier les formules de calcul et l’intitulé de chaque ligne.

Une fois les variables saisies et le tableau enregistré, vous pouvez importer le fichier sur l’interface.

Pour importer le tableau Excel, dans le module Ma Paye, cliquez sur A saisir

Puis à nouveau cliquez sur A saisir ou A valider en face de l’établissement de votre choix.
Cliquez sur 

Attention : seul le fichier Excel que vous avez préalablement exporté est importable sur votre interface

Cliquez sur 

Les variables sont intégrées.

Pour finaliser l’envoi des variables, cliquez sur 

Ou 

La validation des paies d’un dossier n’est possible qu’après que toutes les paies du dossier ont été enregistrées

Elles sont présentées de la même façon que la saisie

Cliquez sur   pour retourner au volet de sélection des salariés

Cliquez sur  pour enregistrer les modifications sans les transmettre au gestionnaire.

Cliquez sur  pour enregistrer les modifications et les transmettre au gestionnaire.

Cliquez sur Oui dans la boite de dialogue après avoir vérifié que les informations envoyées sont correctes.

Après validation, les variables ne sont plus modifiables et notre Cabinet commence le traitement.

Le dossier passe en statut  sur la page Accueil Paie et la Page d’accueil générale

Une fois les paies traités, les dossiers passent au statut 

Vous pouvez y accéder depuis la Page d’accueil ou par l’Accueil Paie

Pour visualiser les documents, cliquez sur le statut 

Puis sur le lien Voir les bulletins de salaire de l’établissement

Ou sur Télécharger les documents de l’établissement

Les documents apparaissent sur une nouvelle page de votre navigateur avec le filigrane « A approuver »

Cliquez ensuite sur

Attention : L’approbation clôt le processus de paie. Une fois approuvée, la paie n’est plus modifiable et le processus déclaratif est enclenché

L’ensemble des documents de paie est maintenant disponible sans filigrane dans le Module Documents

Pour obtenir les documents sans filigrane, il est nécessaire d’approuver les documents.

Attention : L’approbation clôt le processus de paie. Une fois approuvée, la paie n’est plus modifiable et le processus déclaratif est enclenché.

Vous devez approuver la paie quand les dossiers sont au statut

Cliquez sur  depuis le volet s’ouvrant à droite, vérifiez les documents et cliquez sur 

L’ensemble des documents de paye est maintenant disponible sans filigrane dans le Module Documents pour vous et votre client.

Le module RH vous permet de gérer les entrées et sorties de salariés et vous donne des informations statistiques.

Accédez au module RH depuis la page d’accueil ou la barre de menu

Ce tableau récapitule :

– l’effectif par établissement
– la répartition en fonction du sexe et du contrat

En cliquant  sur vous pouvez déclarer une entrée de salarié

En cliquant sur l’Etablissement ou l’Effectif, vous accédez à la liste des salariés de l’établissement

Ce tableau présente l’ensemble des salariés qui ont travaillé dans l’établissement, présents ou non dans l’effectif

Le salarié surligné en orange est en cours de création

Cliquez sur  pour déclarer la sortie du salarié

Cliquez sur  pour déclarer un retour salarié

En cliquant sur le nom ou le prénom, vous accédez au volet des informations sociales du salarié

Ce volet récapitule l’ensemble des informations sociales du salarié

Cliquez sur  pour faire la sortie du salarié

Cliquez sur  pour modifier les informations sur salariés

Cliquez sur  pour accéder aux documents du salarié

Cliquez sur  pour imprimer la fiche salarié

Pour déclarer l’entrée d’un salarié dans l’effectif de l’établissement et que votre gestionnaire réalise la DPAE (ex DUE) ou la DSN partielle, rendez-vous sur la page d’accueil RH ou sur la liste des salariés.

Cliquez sur  ou sur le pavé RH de la page d’accueil et choisissez l’établissement.

La page Entrée-DPAE s’ouvre

Demandez ou non l’établissement de la DPAE

Les champs avec * sont obligatoires

Cliquez sur pour avoir plus d’information sur la saisie du champ

Remplissez les informations demandées.

Pour vous aider, n’hésitez pas à cliquer sur le  placé derrière chaque champs.

Une fois les informations renseignées, cliquez sur  pour enregistrer le salarié en tant que brouillon

Cliquez sur  pour annuler la saisie

Cliquez sur  pour valider l’entrée du salarié et demander la DPAE ou l’envoi DSNPour un retour de salarié, cliquez sur 

Toute les coordonnées du salarié sont reprises pour la déclaration d’entrée

La déclaration de sortie d’un salarié se fait depuis la liste des salariés ou depuis la fiche salarié

Cliquez sur  pour commencer la saisie de la sortie du salarié

Les champs avec * sont obligatoires

Cliquez sur  pour avoir plus d’information sur la saisie du champ

Choisissez les documents à établirCliquez sur  pour annuler la saisie

Cliquez sur  pour valider la sortie du salarié et demander les documents

L’historique permet de visualisez toutes les actions sur l’interface de paie en ligne

Accédez à l’Historique depuis la barre de menu

Pour filtrer les colonnes, cliquez sur leur titre en tête de colonne

Cliquez l’action recherchée dans la colonne Type Action pour accéder au détail de l’action.

Cliquez sur le pictogramme PDF pour créer un document PDF

En cliquant sur l’action recherchée dans la colonne Type Action le volet de détail s’ouvre

Il récapitule l’ensemble des modifications faites :

+ rajout d’une information
xxx > yyy remplacement de l’information xxx par yyy

Les Documents Entreprises regroupent les bulletins de salaires de tous les salariés, les charges sociales, les écritures comptables, les états des paiements…Accédez aux Documents Entreprises depuis la barre de menu ou le pavé DOCUMENTS de la page d’accueil ou depuis les pages Paie

Utilisez les filtres et la recherche en haut de chaque colonne

Triez les colonnes avec 

Utilisez le calendrier à droite de l’écran pour sélectionner la période des de rattachement des documents.

 visualisez le document
téléchargez le document

Téléchargez touts les documents présents sur la page : 

Les documents salariés regroupent les bulletins de salaires individuels ainsi que les documents d’entrée et de sortie

Accédez aux Documents Salariés depuis la barre de menu ou le pavé DOCUMENTS de la page d’accueil ou depuis les pages Paie

Utilisez les filtres et la recherche en haut de chaque colonne

Triez les colonnes avec  

Utilisez le calendrier à droite de l’écran pour sélectionner la période des de rattachement des documents.

visualisez le document
téléchargez le document

Téléchargez touts les documents présents sur la page : 

Choisir l’année en cliquant sur les flèches à droite et à gaucheCliquez sur le mois pour filtrer les documents sur une période

Pour afficher les documents d’un trimestre, cliquez sur le Trimestre

Pour afficher les documents de plusieurs mois consécutifs, cliquez sur le premier mois, maintenez la touche « Maj » enfoncée et cliquez sur le dernier mois

Pour afficher les documents de plusieurs mois non consécutifs, cliquez sur le premier mois, maintenez la touche « Ctrl » enfoncée et cliquez sur les autres mois

La messagerie vous offre la possibilité de communiquer directement avec votre chargé de mission

Pour accéder à la messagerie, cliquez sur  dans la barre de menu. Les messages non-lus apparaissent en gras

Les premières colonnes rappellent, le numéro du message, l’établissement concerné par la demande et le sujet du message

La colonne « Demandé par » rappelle la personne à l’origine du message

La colonne « Attribué à » la personne en charge de la prochaine action

La colonne statut vous indique l’état du message :

 Message à clôturer par le destinataire
 Message à traiter par le destinataire

Par défaut, vous ne voyez que les messages qui vous sont attribués.

Pour voir tous les messages concernant vos dossiers, décochez le bouton 

Pour voir les messages attribués à vos collègues, cliquez sur le bouton 

En cliquant sur  vous pouvez changer l’attribution du message à l’un de vos collègues.

Pour voir les messages concernant votre expert, cliquez sur 

Vous pouvez supprimer tous les filtres en cliquant sur  

Vous pouvez aussi choisir de filtrer les messages par utilisateur ou par groupe en cliquant sur l’entête de la colonne

Pour envoyer un nouveau message, cliquez sur « Messagerie » et sélectionnez Nouveau message pour écrire à votre chargé de mission.

La fenêtre de création de message s’ouvre

Choisissez l’établissement concerné, le sujet et, si nécessaire le salarié

Un message par défaut s’affiche. Vous pouvez le modifier selon vos souhaits

Vous pouvez attacher un fichier en cliquant sur 
La taille maximum est de 3Mo

Cliquez sur  pour transmettre le message à votre chargé de mission

Sur la liste des messages, cliquez sur celui que vous souhaitez consulter ou traiter

Si, en tant qu’exécutant de la demande vous avez répondu à la demande, vous pouvez cliquer sur
Si en tant que demandeur, la réponse de l’exécutant vous convient, vous pouvez cliquer sur 

Une fois clôturé, le message n’est plus modifiable. Il est transféré dans le module Historique

Vous pouvez renvoyer un message complémentaire sans changer le statut en cliquant sur 

Cliquez sur  ou sur pour demander une réponse

Cliquez sur  pour télécharger le fichier en pièce jointe Cliquez sur

Cliquez sur  pour remettre le message en gras dans votre boite de messagerie

En cliquant sur  vous choisissez vos préférences de notification pour ce message.