Fini le papier et vive la numérisation ! Un arrêté permet aujourd’hui de ne conserver que la version électronique des factures papiers. Sous réserve de respecter certaines règles, cette nouvelle avancée vers le « tout digital » favorise la comptabilité en ligne.
Depuis le 22 mars 2017 et l’arrêté qui a fixé les modalités de numérisation des factures et autres pièces justificatives, le papier peut être mis à la poubelle et ainsi permettre de réduire les coûts d’archivage. Jusqu’ici, les entreprises pouvaient numériser les pièces comptables reçues au format papier (factures et pièces justificatives), mais elles avaient l’obligation de conserver les originaux papiers durant 6 ans comme l’indiquait l’article L 102 C du grand livre des procédures fiscales (article L 102 B). Ce nouvel arrêté du 22 mars 2017 est donc une petite révolution puisqu’il autorise non seulement la numérisation des documents papiers, leur conservation au format numérique, mais aussi la destruction de l’original papier.
Ainsi, un texte fixe les conditions d’application de cette nouvelle mesure : « … conformément au I de l’article L. 102 B du livre des procédures fiscales (LPF), les contribuables qui le souhaitent peuvent désormais numériser leurs factures papier dès l’envoi ou la réception de ces dernières et peuvent les conserver sous forme dématérialisée jusqu’à la fin de la période de conservation fiscale (six ans). Cette mesure a pour objet de favoriser la dynamique de dématérialisation des process. Elle permet en outre aux assujettis à la taxe sur la valeur ajoutée de réaliser des gains de productivité en ayant recours à un archivage dématérialisé moins onéreux qu’un archivage de document papier. Le présent arrêté prévoit les modalités de numérisation des factures établies originellement sur support papier… »
Attention cependant : cette dématérialisation est régie par les règles dictées par la nouvelle norme NFZ42-026 à paraître prochainement. Pour construire un système permettant la production de « copies fiables », cette norme pourra être d’une aide précise. Destinée aux opérateurs de numérisation, mais aussi aux donneurs d’ordres qui souhaitent mettre en œuvre un système de numérisation en interne, elle constitue un référentiel permettant de concevoir, d’auditer et rectifier des systèmes dont l’un des objectifs est d’apporter les garanties nécessaires pour envisager la destruction des originaux papiers.
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